退職代行とは？使われた会社の疑問解消。本人に連絡してはいけないのか

退職代行サービスを使う人が増えたことを受けて、退職代行サービスが使われた際に会社側の対応はどのようにすべきで、そもそも退職代行とはどのようなものなのか知りたいという担当者は多いのではないでしょうか。

そのような疑問を解消すべく、今回は退職代行とは何かを含めたサービス内容の詳細や退職希望者本人に連絡してはいけない理由などの基礎的な知識から、会社にとってのメリット、退職代行サービスの流れや注意点、避けるべき会社側の対応、退職代行サービスを使われた理由と使われないための対処法について紹介していきます。

担当者が抱えている疑問をすべて解消できる内容になっていますので、ぜひ最後まで読んでみることをおすすめします。

退職代行とはどんなサービス？使う人はなぜ使うのか、誰がやってるのかを解説

まずは、退職代行サービスを使われた際に冷静に対処するためにも、退職代行とはどのようなサービスで、なぜ本人に連絡してはいけないと言われているのか、退職代行とは誰が行うのかなどの基本情報を解説していきます。

現在、人事や総務など退職に関する業務に携わっている担当者で、これまでに退職代行サービスを使われた経験がなく、退職代行とは何かを知っておきたいという人はぜひ参考にしてみてください。

退職代行とは具体的にどのようなサービスなのか？なぜ使うのか？

退職代行とは、性格的に会社を辞めたいと伝えることに抵抗がある人、上司からのハラスメントや何度も繰り返される引き止めに悩んでいる人などが利用するサービスで、会社を辞めたいという意思を退職希望者の代わりに伝えてくれるというものです。

会社を辞めたいとは思いつつも、
「会社と直接やりとりすることによって嫌がらせをされる可能性がある」
「自分で退職を言い出せるような職場環境ではない」

など退職代行サービスを使う理由は様々ですが、共通しているのは、退職代行サービスを使われたのであれば、退職希望者の根底に「会社と直接関わりたくない」という気持ちがあるということです。そのため、会社側と一切関わることなく退職することができる退職代行サービスを利用するのです。

どのような理由で退職代行サービスを利用する人が多いのか知りたいという人は、「退職代行を使われた会社は問題アリ？使われた理由として考えられるもの５つ」を参照してみてください。

退職代行の運営者とは？３つの形態と違いを解説

退職代行とは、会社を辞めたいという意思を退職希望者の代わりに伝えるものであるということは上記で解説しているとおりですが、それはあくまでもすべての退職代行サービスに共通している対応範囲であり、運営者が違うと退職に関してより幅広く対応することが可能です。

まず退職代行サービスには３つの運営元があり、労働組合、弁護士、民間の退職代行業者が存在しています。

その中で、民間の退職代行業者の対応範囲は会社を辞めたいという意思を伝えることに限られていますが、労働組合か弁護士によって運営されている退職代行サービスであれば、会社との交渉を行う権利もあります。

また、退職代行サービスについて調べると「違法なのではないか」という意見を耳にすることがあるかもしれませんが、退職代行サービスに違法性はなく、必要な退職手続きを踏んだ正式な退職方法だといえます。

ただし、上記でもお伝えしているように、民間の退職代行業者は会社と交渉する権利がありませんので、民間の退職代行業者が会社に交渉を行った場合には非弁行為となり違法と判断される場合があります。

そのため、退職代行サービスが使われたケースでも、運営元が民間の退職代行業者なのであれば交渉に応じる必要はありません。

退職代行からの連絡を無視したらどうなる？直接本人に連絡してはいけないのはなぜか

退職代行サービスが使われたからといって連絡を無視したとしても、期間に定めのない労働者には法律で退職の自由が認められており、会社は退職を拒否することができません。

つまり、退職代行サービスからきた連絡を無視し続けたとしても、会社を辞めたいという意思を伝えている限り退職は成立するということです。

最近では、退職代行サービスを利用した退職への対処法として就業規則で退職代行サービスの利用を禁止する会社もありますが、仮に退職代行サービスを禁止しても、当然ながら就業規則で定められている内容よりも法律で定められている内容が優先されるため、会社が拒否することはできません。

また、ブラック企業の中には退職代行サービスから受けた連絡を無視しながら退職希望者に直接連絡する会社も存在しますが、退職代行サービスを使われたということは、退職希望者からの「会社と連絡を取る気はない」という意思表示だと考えた方が良いでしょう。

これが退職代行サービスを使われた際に「退職希望者本人に連絡してはいけない」と言われる理由であり、退職代行サービスからきた連絡を無視して退職希望者本人に連絡したとしても連絡が返ってくる可能性は限りなくゼロに近く、むしろ退職希望者からすれば嫌がらせと捉えられる可能性が高いといえます。

その場合、嫌がらせをされた報復として会社に関する悪い口コミを投稿されたり、取引先や関係者に「会社から嫌がらせを受けている」と言いふらされたり、会社のイメージダウンに繋がることも考えられます。

そのようなリスクを避けて、会社として必要な手続きをできるだけスムーズに進めたいのであれば、本人に連絡してはいけないことの原因について理解し、退職代行サービスを介して退職希望者と連絡が取れる間に貸与物の回収や退職希望者の私物を郵送するなどの対応を完了させることをおすすめします。

引き継ぎなどの退職希望者本人に確認したい内容がもしある場合には退職代行サービス経由で連絡を行い、引き継ぎ書を郵送で送ってもらうなどの対応を検討すると良いでしょう。

退職代行とは使われた会社側にもメリットがあるのか？

退職代行とは何かまだよくわかっていないという担当者ほど、退職代行サービスは本人に連絡してはいけないという点にデメリットを感じたり悪いイメージを持っていたりする傾向にありますが、実は退職代行とは使われた会社にもメリットがあるサービスです。

もしも退職希望者が会社を辞めたいと感じた場合、会社と直接関わることなく辞める方法は退職代行サービスを利用するかバックレるしかありません。

そして、仮に退職希望者がバックレた場合、退職理由はもちろん退職を希望しているのかどうかもわからないうえ、PCや制服などの会社からの貸与物の中で返却されていないものがあっても、本人と全く連絡が取れなくなるため回収することが不可能になってしまいます。

その点退職代行サービスであれば、退職理由や会社を辞めたいという意思の確認ができることに加えて、返却してほしい貸与品や会社に残っている私物の取り扱いなどについても退職代行サービスを介してやりとりが可能になるメリットがあります。

はじめは退職代行サービスを使われたという事実や本人に連絡してはいけない点に戸惑うこともあるかもしれませんが、会社側の労力や結果的に退職手続きを終えるまでにかかる時間を考えても退職代行サービスの方がスムーズであり、デメリットの少ない退職方法だといえるでしょう。

退職代行を使われた会社がすべきこととは？退職代行を使われた時の流れと注意点

退職代行とは何か、どのようなメリットがあるのか、なぜ本人に連絡してはいけないのか、などについては上記で理解いただけたかと思いますので、ここでは、退職代行サービスを使われた会社は具体的にどのような流れで対応を進める必要があるのかを紹介していきます。

先に確認しておくことで後々トラブルに発展する可能性を排除することにも繋がりますので、これまでに退職代行サービスを使われたことがないという人は特に、一度確認しておくことをおすすめします。

まず、退職代行サービスを使われたときの流れについて簡潔にまとめると下記のようになっています。

これ以降は、退職代行サービスを使われた際、会社側の対応のほかに注意点の詳細についても順を追って説明していきます。

退職代行を使われたときの流れ①
退職代行サービスの運営元を確認する

退職代行サービスを使われた際には、電話で連絡がくることになります。

突然の連絡に戸惑ってしまうかもしれませんが、退職代行サービスから連絡がきた際に確実に確認すべき点は、退職代行サービス名です。

必ず退職代行サービス名を確認しておき、運営元の形態（労働組合、弁護士、民間企業の退職代行業者のどれに該当しているか）を１度目の連絡の時点で確かめておけば、退職手続きを進める中で退職代行サービスが交渉してきた際に拒否できるのかどうかを判断することも可能です。

注意点：この時点で退職代行サービスから会社へ正式に退職代行の受任通知をしている状態になりますので、退職代行からの連絡を無視して放置してはいけません。また、前述しているように直接本人に連絡してはいけないという点にも注意が必要です。

退職希望者へ直接確認したい点があるのであれば、退職代行サービスを通じて確認するか、郵送にて通知するようにしましょう。くれぐれも本人に連絡してはいけないという点を忘れてはいけません。

退職代行を使われたときの流れ②
退職希望者の所属・有給残日数を確認する

退職代行サービスから連絡があった段階で、退職希望者が自社に所属している社員か、所属部署や名前、雇用形態が合っているかを確認しましょう。

退職希望者の本人確認ができたうえで退職手続きを進めれば、手違いで他の社員の退職手続きをしてしまう、ということもありませんので安心です。

注意点：繰り返しにはなりますが、退職代行サービスから連絡がきた段階で、退職希望者本人に連絡しても出る可能性は限りなくゼロに近いといえます。

本人確認を行う場合も退職希望者へ直接連絡するのではなく、入社資料などで確認しましょう。

退職代行を使われたときの流れ③
退職届の提出を依頼、または規定のフォーマットを送る

会社として一般的な書式の退職届で受理が可能なのであれば、その旨を退職代行サービスへ伝え、退職代行サービスから退職希望者に退職届の提出を依頼してもらいます。

もしも会社規定のフォーマットで退職届を提出してもらう必要があるのであれば、正式なフォーマットを退職希望者へ郵送したあとで記入・返送してもらう必要があります。

規定のフォーマットがある場合、やりとりに時間がかかるためできるだけ迅速に対応するように心がけましょう。

注意点

退職届が届いたとしても、記入漏れや不備があって受理できないのであれば、その旨を退職代行サービスへ伝えることで再度記入・作成の上で再送してもらうことができます。

このとき、付箋などで該当部分を明確にしておくと、何度もやり直しを行って無駄に時間を経過させることを防ぐことができます。

退職代行を使われたときの流れ④
届いた退職届を確認し受理する

退職届に修正が必要な点がないことを確認して受理したあとは、必要な退職手続きを進めます。

退職代行サービスを使われたケースでも関係なく、会社に発行義務がある書類や退職希望者から発行依頼があった書類の発行については対応する必要があります。

注意点

退職代行サービスを使われた際にはすべて郵送でのやり取りになるため、本人に連絡してはいけないことはもちろん、退職手続きを進めるうえで会社に出社させて記入してもらったり、手渡しで書類の受け渡しをすることはできません。

退職代行を使われたときの流れ⑤
貸与品などの返却物を伝え、私物は退職希望者へ送る

上記の書類のやりとりと同様に、貸与品や退職希望者が会社に置いている私物に関するやりとりもすべて郵送が前提となります。

PCや社用携帯、制服などのほか、ロッカーの鍵やセキュリティカード、社員証など抜け漏れがないように退職代行サービスへ伝えておくと、何度もやりとりする必要がなくなります。

注意点：電話や訪問など直接的に本人に連絡してはいけないものの、郵送でのやり取りについては対応可能であるため、返却してほしい貸与物や備品が複数ある場合には、一度で確実にやりとりを簡潔させるためにも一覧化して書面で送ることをおすすめします。

退職代行は拒否できる？使われた際に会社が確認すべきポイント

これまでも繰り返しお伝えしているとおり、期間に定めのない労働者は自由に退職できると法律で定められているため、その場合には退職代行サービスを使われたという理由から会社が退職を拒否することはできません。

加えて、「退職代行とはどんなサービス？使う人はなぜ使うのか、誰がやってるのかを解説」でも触れているように、労働組合と弁護士は会社と交渉する権利があるため、運営元が２つのうちどちらかであれば有給消化や残業代の請求なども拒否することができません。

一方で、民間企業の退職代行業者は「会社を辞めたい」という意思を伝えること以外に交渉権を持たないため、それ以上の交渉をしてきた場合は拒否することが可能です。

退職代行サービスを使われたケースで、運営元によってどこまで会社が拒否できるのかについては下記の表にまとめています。

絶対ダメ！余計なトラブルを招く退職代行を使われた会社側の対応とは

ここまでを読めば、退職代行とはどのようなものか、どのような注意点があるか、なぜ本人に連絡してはいけないのかについてご理解いただけたかと思いますので、ここでは退職代行サービスを使われた会社が避けるべき退職代行サービスへの対応について紹介していきます。

「退職代行サービスを使われた」ことに対する驚きや戸惑いがあることも理解できますが、下記に記載しているような会社側の対応は余計なトラブルや手間を増やしてしまう原因になりますので、絶対に避けるべきだといえます。

トラブルになる会社側の対応①
退職代行からの連絡を無視・拒否する

退職代行サービスからの連絡を無視または拒否しても、２週間経てば退職となるため全く意味がありません。

反対に、退職が確定したあとに退職希望者と連絡を取ろうとしても対応することは考えにくいため、貸与品を回収できないままになってしまうなど会社側にとってのリスクの方が大きいといえるでしょう。

トラブルになる会社側の対応②
退職代行の連絡は無視して一方的に退職希望者へ連絡する

退職代行サービスを使われた時点で退職希望者は会社と直接話す気がなく、引き止めたりすることも不可能であるため、スムーズに手続きを進めた方が時間を無駄せずに済むといえます。

また、「退職代行サービスを使われたら本人に連絡してはいけない」と言われるのは、あまりにしつこく連絡すると嫌がらせだと判断され、SNSや口コミサイトなどで会社側の対応を拡散されるため、「本人に連絡してはいけない」と言われているです。

退職代行サービスを使われた時点で退職希望者の気持ちが変わることはないため、会社のイメージダウンに繋がってしまうような行動は避けた方が良いでしょう。

トラブルになる会社側の対応③
有給消化や退職金などの要望を理由なく拒否する

退職代行サービスを使われたケースであっても、退職時に有給休暇の消化を希望された場合、会社側は基本的に拒否することができません。

加えて、退職金制度を設けている会社で就業規則に記載されている退職金の支給条件を満たしており、不支給条件に当てはまっていないのであれば、退職代行サービスを使ったからという理由で会社が拒否することもできません。

退職希望者が労働基準監督署へ相談するなどの対策を行った場合、トラブルになって後悔するのは会社側だといえますので、退職代行サービスを使われたからといって理由もなく有給消化や退職金に関する要望を拒否することは辞めましょう。

トラブルになる会社側の対応④
従業員の退職を拒否する

退職代行サービスを使われたケースであっても、正式な退職方法であることに変わりないため退職を拒否することはできないのです。

これは就業規則で退職代行サービスの利用を禁止しているとしても関係ありません。正当な理由もなく退職代行サービスを使われただけで拒否した場合には違法行為となる可能性もあり、トラブルのもとだといえます。

有給消化や退職金に関する要望を拒否した場合と同様に、退職希望者が労働基準監督署へ相談した場合、労働基準監督署から目をつけられることも考えられますので、安易に退職を拒否することは辞めましょう。

退職代行を使われた会社は問題アリ？使われた理由として考えられるもの５つ

退職代行とはどのようなもので、どのような理由で使われることが多いのかを踏まえると、退職代行サービスが使われたケースでは会社側に原因があることも考えられます。

もしも会社側に原因があるとすれば、その原因が改善されなければ退職希望者が今後も継続的に出てしまう可能性も高いといえるでしょう。

そのような悪循環に陥ってしまわないよう、ここでは退職代行サービスを使われた理由として考えられるものを５つ紹介していきます。

退職代行を使われた理由①
司がハラスメント気質でとても言い出せない

退職代行とは会社との直接的なやりとりなく会社を辞められるサービスですので、退職希望者が上司からハラスメントを受けていて日常的に恐怖心を抱いているケースでは、「会社を辞めたいと伝えることでどんな仕打ちを受けるかわからない」と考え、退職代行サービスを使われた可能性が高いといえます。

この場合はハラスメントを受けている社員が複数人いるとも考えられますので、退職代行サービスを使う人が増える前に、会社として早急な対応が必要だといえます。

また、退職代行サービスを使う人は精神的に大きなダメージを受けていますので、ハラスメント上司から退職希望者本人に連絡してはいけないと通知することはもちろん、余計なトラブルになるような対応をしないように注意が必要です。

退職代行を使われた理由②
うつ病や適応障害などの精神疾患や病気

すでにうつ病や適応障害などの精神疾患や病気を発症していて、退職希望者が自力で連絡することが物理的に難しいため、退職代行サービスを使う人も珍しくありません。

この場合はさらに症状を悪化させてしまうことを避けるためにも本人に連絡してはいけないほか、発症の原因が会社になかったかどうか該当部署にヒアリングを行うなど、会社側ができるだけ早いタイミングで対策を講じる必要があるといえます。

退職代行を使われた理由③
常に部署または会社全体が人手不足でツラい

退職希望者の所属部署または会社全体が常に人手不足に陥っている場合、体力的にキツくなってしまったり精神的に追い詰められたりして退職代行サービスを頼る人が多いといえます。

人手不足であることから退職希望者としても言い出しにくく、最終手段として退職代行サービスに頼るしかなかった場合も多いため、退職希望者が精神的に追いつめられるような対応は避けましょう。
本人に連絡してはいけないことはもちろん、退職希望者の家族に連絡をすることも避けるべきです。

退職代行を使われた理由④
一人あたりの業務負担が大きい

退職代行を使われた理由③とも少し似ていますが、一人あたりの業務量が多すぎて残業しなければ終わらないほどであった場合、体力的な限界を迎えて会社に足が向かなくなり、退職代行サービスを使われた可能性もあります。

このような場合、自分が会社を辞めることで他の社員の負担がさらに増えてしまうことも考えて限界まで体力を削ってしまうケースもあるため、本人に連絡してはいけないことを退職希望者の上司にはっきりと通知するなど、徹底した会社側の対応が求められるといえます。

退職代行を使われた理由⑤
人間関係に問題があり労働環境が悪い

退職代行とは唯一の即日退職できる正式な退職方法ですので、人間関係に問題があり日々ストレスを感じているケースや、会社を辞めると伝えたら退職日までに嫌がらせをされる可能性があるケースでも退職代行サービスを使う人が多くいます。

なかなか改善が難しい問題ではありますが、できる限りどの社員も業務に集中して取り組めるような環境を整えていくことが求められます。

退職代行を使われた会社ができることは？もう使われないための対処法とは

上記では退職代行とはどのような理由で使われることが多いのかをお伝えしていますが、理由がわかったあとは自社にはどのような問題があるのかを明確にして、改善に向けた有効な対処法をとることが大切です。

ここでは、原因によって異なる対処法の一例を紹介していきますので、社内の環境整備に向けてぜひ参考にしてみてください。

一定の役職以上に対する定期的なハラスメント講習

上司からのハラスメント行為が原因で退職代行サービスを使われた場合、社内的にハラスメントに関する知識をつけることが求められます。

一定の役職以上に対してハラスメント講習を実施し、ハラスメント該当者や予備軍に当てはまる人が自分自身の対応を振り返って言動を改めるよう促したり、ハラスメント行為を報告しやすい環境にしたりすることが大切です。

社員が相談しやすい窓口を設置する

業務量の偏りや人間関係に関する問題などが原因だった場合、人事部では気づけない現場の状況などに関して社員が相談しやすい環境づくりを行いましょう。

そのような窓口があるというだけでも精神的な不安が解消される可能性もあるほか、当人同士での解決が難しい問題にも対処しやすくなります。

休職制度を設けることも検討する

退職代行サービスを使われた原因が何であれ、会社の大切な戦力を失いたくないという場合には、社員が退職以外の選択をとれるよう休職制度を導入するというのも一つの手です。

業務から離れて体力的に回復できる十分な休職期間を設けることはもちろん、復職後も時短勤務から徐々に通常勤務に戻していく、部署異動も相談できるなど、退職希望者にとって働きやすい環境を整えられる制度作りも需要です。

人手不足解消に向けた採用活動の強化

人手不足による業務量の多さや残業時間が原因であった場合には、一人あたりの業務量軽減に向けて新たな人材を確保することが最優先だといえます。

その際、指導係の業務量が余計に増えてしまったり、しわ寄せが他の社員にいってしまったりすることがないように配慮することも忘れないようにしましょう。

部署異動や在宅勤務しやすい環境づくり

休職制度の設置でも少し触れていますが、業務が合わない場合は部署異動、人間関係に不安がある場合には一時的に在宅勤務にするなど、仕事を行ううえで懸念が発生した際に、退職以外の選択肢や改善方法を講じることができれば、社員がもう一度働こうと考えてくれる可能性も高まります。

また、制度としては存在していても誰も使えないのであれば意味がないため、社員がそのような制度を利用しやすい環境づくりも併せて行うと良いでしょう。

退職代行とは？使われた会社の疑問解消。本人に連絡してはいけないのか、まとめ

今回は、退職代行とはどのようなものかをはじめ、なぜ本人に連絡してはいけないのか、退職代行サービスのメリットや流れ、退職代行サービスを使われたケースでの注意点と避けるべき会社側の対応、退職代行サービスを使われた理由と使われない会社になるための対処法を解説してきました。

退職代行とは何か、退職代行サービスを使われたら本人に連絡してはいけないと言われるのはなぜかというのは基礎知識ではありますが、退職代行サービスを使われた会社が必ず確認しておくべき内容だといえます。

また、退職代行とはどんなメリットがあり、どのような対応をすべきなのかを理解しておけば、退職代行サービスを使われたケースであっても冷静に対応することが可能です。

今回の記事を通じて退職代行サービスに関しての正しい理解が深まり、社内環境や制度の整備などが進むことによって、会社側と退職希望者双方にとってのメリットに繋がっていくことを祈っています。

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