【退職時に受け取るべき書類~完全版~】元人事担当者が丁寧に説明

【退職時に受け取るべき書類~完全版~】元人事担当者が丁寧に説明

【退職時に受け取る書類~まとめ~】各書類の使い道やどのように受け取るのか。

退職時に会社から受け取る書類には、普段聞きなれないものや見慣れていないものがたくさんあるかと思います。
会社から自動的に受け取る書類だけでは、各機関や新しい転職先で書類が足りないと言われてしまうかも知れません。

退職する前に必要な書類を把握して、新しい転職先などに提出する書類には不備がないよう提出する必要があります。
実際自分が受けとった際にも、この書類が今後どのような手続きに必要なものか?また書類を受取らない・受け取れない場合はどうすれば良いのか?などわからないことは多いのではないでしょうか?

退職に慣れている、というと語弊があるかもしれませんが、会社の人事や総務に所属して退職書類に関し日々取り扱いを行なっている仕事ならまだしも、それ以外の仕事をしていた方ですと退職書類や手続きについて熟知されている人は稀であると思います。

そこで今回は実際に会社で人事の仕事をしていた筆者が退職時に受け取る書類一覧としてまとめてみましたので、参考にしていただければと思います。
この記事を読めば退職に関する書類がすべてわかるようになっていますのでぜひご一読ください。

 

【退職時に会社から必ず受け取る書類】

退職時に受け取るべき書類完全版、元人事担当者が丁寧に説明

①雇用保険被保険者証
②年金手帳
③健康保険資格喪失証明書
④源泉徴収票

この4つの書類は忘れずに会社から受け取っておきましょう。
次の仕事先がすぐに決まっていても、これからゆっくり仕事先を探す場合でも各機関で手続きするときには必要となる書類たちです。

4つの書類が、どの手続きで、どのように必要なのか、を順を追って説明していきます。

 

①雇用保険被保険者証

雇用保険に加入していれば、必ず存在する書類です。

雇用保険は文字通り、会社に勤務し、ある一定の条件を満たしている場合に加入しなければならないものです。正社員で働き、仕事をしていたのならば雇用保険は「一定の条件」というものを確実にクリアーしていますが、パートやアルバイトの場合はその限りではありません。

一定の条件というは、週20時間以上の労働時間で、31日以上の雇用継続(見込み)があること。正社員も含め、パートやアルバイトで働いており、自分が雇用保険に加入しているのかどうかが分からないときや、雇用保険料を確認したい場合は、給与明細を見てみましょう。控除という欄の中に雇用保険料として金額が明記されていたら、あなたは雇用保険に加入していることになります。

この雇用保険は、一人1つの雇用保険被保険者番号というのが付与され、その番号はどこの会社(事業所)にいっても引き継がれるものです。

失業給付金や育児休業給付金、その他の給付金や手当金の手続きをする際、前職と合計して算定期間をみてくれる場合があるので雇用保険に加入していることが確認できたら、必ず退職時に会社からもらっておくようにしましょう。

 

②年金手帳

20歳になると年金手帳が配布されます。年金手帳は基礎年金番号や年金納付の記録が確認できる手帳です。

健康保険証の手続きもこの基礎年金番号を元に行われます。今では、マイナンバーでも健康保険証の発行の手続きはできますが、以前は保険証発行の手続きでは、必ず年金手帳が必要だったため、現在も会社で年金手帳を保管しているところが多くあるのです。

年金手帳は会社が預かっている場合は退職時に返却してもらうのですが、仮にもし自分で管理していて紛失してしまっていた場合は、焦らず最寄りの年金事務所へ連絡し年金手帳の再発行手続きをしてもらいましょう。

 

③健康保険資格喪失証明書

健康保険の資格は、あなたが退職した翌日に喪失されます。会社を辞めた時点で(退職日)で在籍していた会社の保険証は使用できなくなるので、退職手続きを早く進めてもらうためにも速やかに会社に保険証を返却しましょう。

健康保険の退職後の手続きとしては、新しい会社で保険証を作成してもらうのか、国民健康保険に加入するのか?どちらにせよ前職で健康保険の資格を喪失した、という証明書が必要になるのでこの書類をもって手続きを行うことになります(代わりになる書類については下記に記載の「<参考>社会保険から国民保険への切り替えの手続き」をご覧ください)。

ここで注意しなければならないのが、健康保険資格喪失証明書は自分から申請しないと発行してくれない会社もあるということ。
ですので、この書類は退職する前に発行してもらえるようきちんと確認と手続きをして準備しておきましょう。

 

④源泉徴収票

源泉徴収票は退職時には必ず発行される書類ではありますが、退職日に即日発行される書類ではないことを覚えておきましょう。これはどういうことかというと、源泉徴収票はその年に会社からあなたに支払われた給与・賞与等全ての金額が記載され、その中から天引きされている税金・社会保険控除等も記載されなければならないからです。

給与計算はその会社の給与の締日で勤怠を締め、そこから給与計算、給与支給日に給与が支給される、という手続きの流れですので退職日の当日に源泉徴収票を受け取ることは難しいのです。

しかし、この源泉徴収票は年末に行われる年末調整には必要不可欠な書類なので(確定申告する場合も同様に必要)、退職してから1ヶ月経過しても手元に届かない場合は前会社に問合せして、発行してもらうようにしておきましょう。

 

【退職時に必要に応じて受け取る書類】

退職時に必要に応じて受け取る書類

①離職票
②厚生年金基金加入員証
③退職証明書

これらの書類は基本的には必要に応じて、退職者本人が会社に必要だということを伝えて発行してもらう書類になります。

 

①離職票

ハローワークに提出する書類で、離職票が失業給付金の手続きをするときに必要なことはご存知の方が多いかもしれません。実はハローワークではそのほかにも様々な給付金・手当金があり(一定条件がある)、その際にもこの離職票が役立つことがあるので必ず貰っておくべき書類であると言えます。

あなたが雇用保険に加入し、月に11日以上仕事をし、尚且つ働いた月が12か月あれば、失業給付金が受給できます。退職理由と勤務年数・年齢により受給期間や待機期間に違いが出てくるので、退職前にしっかりと確認しておきましょう。

また失業給付金を受給しないまま新たな仕事に就職したときでも、再就職手当やその後に受け取れる就業促進定着手当というものも受給できる場合があります(一定の条件による)。

また、すぐに次の仕事が決まっていて、失業給付金をもらう予定がない場合でも、離職票はもらっておいた方が良さそうです。なぜなら、次の仕事場があなたに合わず、やむなく入社後すぐに退職するような時もあるかもしれません。そんな時に、こちらも条件によってですが、前の職場の離職票をもとに失業給付金を受給することが出来る場合があるからです。

 

②厚生年金基金加入員証

勤めていた会社が厚生年金基金に加入していたのであれば、厚生年金基金加入者証が発行されているので、こちらも返却してもらいましょう。

この加入者証があるということは、あなたが将来年金を受け取る時、この厚生年金基金の分が厚生年金に上乗せされて支給されることになるので、大切に保管しておかなければなりません。

ただ、仮にこの厚生年金基金加入者証を紛失してしまっていても、慌てずに企業年金連合会に問い合わせましょう。その際は勤めていた会社名・氏名・加入期間など聞かれるので、加入期間においては予め調べておいた方がよさそうです。加入状況が確認できたら厚生年金基金加入員証を再発行してもらえます。

 

③退職証明書

退職証明はその名の通り、あなたが勤めていた会社を退職したことを証明する書類です。新しい仕事先である会社から、退職証明書を出すようにと指示されることがあります。

それは、退職証明書が健康保険証の資格を喪失し、新たな保険証に切り替わる時に資格を喪失した書類になることがあるからです。
前述の離職票も健康保険の資格を喪失した証明書類になりますが、離職票は最後の給与が確定し、それを離職票に記入するため退職日に渡されることはまずありません。健康保険の手続きはすぐにやった方がよいため、離職票の発行を待たなくてもこの退職証明書があればすぐに手続きに移れるということです。

また、新しい仕事先に提出した履歴書・職務経歴書等と照合し、実際に退職証明書に書かれていた会社に勤務していたか、勤務態度はどうであったか、どのような理由で退職したのかを問われる場合にも退職証明書が役に立ちます。

退職証明書があれば、少なくとも前職に在籍し、仕事をしていたという確実な証明でもあるので、その期間自分がどのような仕事をし、どのような成果をあげてきたのかをアピールできるチャンスであるとも言えます。

 

<参考>社会保険から国民保険への切り替えの手続き

退職時に受け取る書類は、それぞれ名前も用途も全然違うものが発行されます。

しかし、社会保険から国民保険に切り替える手続きを各市区町村で行ってもらう時には離職票・健康保険資格喪失証明書・退職証明書どれを持っていっても、手続きはしてもらえるはずです。市区町村が確認したいのは、あなたの社会保険の資格喪失日が一体いつなのか?という点なので、基本的にはこの3つの書類それぞれで確認が取れるからです。

しかしこれは各市区町村によって微妙に違うので、電話など管轄の役所にどの書類で手続きが可能なのかを確認しておくのがよいでしょう。

 

まとめ

退職時の書類については必ず受け取るものと、必要に応じて受け取るものなど多くの人にとって非常に分かりにくいものですが、その後の手続きをスムーズに進めるためにもできるだけ退職前に書類の手はずは整えておきたいものです。

退職の意志が決まったら、受け取るべき書類は必ず受け取り、不明点はどんな些細なことでも退職関係を担っている部署へ問い合わせをして確認しましょう。

退職を考えているときに、あなたが受け取らなければならない退職書類に対して、この記事から少しでも知識を得て退職手続きがスムーズに進められるようになれば幸いです。

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