【人事向け】退職代行から電話を受けた時のスマートな対応とは

退職代行サービスを利用して、会社を辞める退職希望者が増えています。
本来であれば、退職という大事なことを、本人や本人が勤めていた会社のことも十分に理解できていない第三者に委ねるということに疑問を持つ方もいるでしょう。

しかし、近年、退職代行サービスは世間に浸透しつつあり、利用者からの評判も上々で、即日退職・退職率100％を明記している退職代行サービスも1つや2つではありません。
そのような中、退職代行サービスから、退職に関する連絡を受ける人事担当者の方も少なくないことと思います。

この記事では、自らの退職を退職代行サービスへ依頼しなければならない経緯や、退職代行サービスから人事担当者の方へ連絡が来た時の流れやその時のスマートな対応方法、手続きの方法などを説明していきます。
事前に知っておくことで退職代行サービスからの連絡に上手く対応できるようになるでしょう。

理解しておきたい退職代行を使う理由

退職希望者が自ら退職を言い出せないのには以下のような理由があります。
・業務内容が、入社前の説明と著しく異なっており、自分でも合わないと判断したが、入社してから日が浅く言い出すことが出来ずにいた為、退職代行サービスへ依頼した。
・退職の意志を上長へ伝えていたが、全く相手にされず、退職出来るのかさえ不安になり、退職代行サービスへ依頼した。
・上司からのパワーハラスメントで、病院に通院しながらも勤務を続けていたが、夜も眠れない・食事も食べられないという、精神的にも、身体的にも限界に達してしまった為、退職代行サービスへ依頼した。
・身内に不幸があり、早急に実家へ帰省しなければならず、仕事の継続は無理と判断し、退職を申し出たが、執拗な引き留めに合ってしまい、退職代行サービスに依頼した。

上記は様々な理由の一部になりますが、ほとんどの理由は自力で会社側に退職の意思を伝えることが難しい環境にあるということです。
会社側のハラスメントやコンプライアンスの問題や就業条件の食い違いは退職希望者が自力で解決していくには難しい問題であり、自分から言うと職場の雰囲気が悪くなったり、ハラスメントが酷くなったりなど、事態の悪化を招く可能性があると想像してしまうからです。
また、一度は退職を申し入れたが上長や人事担当者の方から強い引き留めにあい、退職の意思を再度伝えるのが困難だと判断してしまう場合もあります。
そのため、退職代行サービスを利用して会社を辞める。という選択に至っています。

退職代行サービスから連絡が来た時の一連の流れ

退職代行サービスから人事担当者の方へ連絡が行きます。
いきなりの連絡で驚いてしまうかと思いますが、基本的に本人からの申し出の退職と手続きや流れは変わりませんので、特別な対応は必要ありません。
最初の対応として、まずは退職者の要望（有休消化や退職後に必要な書類）を確認し、退職日を明確にします。
退職届が会社へ到着してからでも構いませんが、退職代行サービスから連絡が来た時点で退職日を把握していれば、今後の手続きに対し、余裕をもって対応出来ます。
それと同時に、退職に関する書類を郵送する先の住所も確認します。
離職票や退職証明書、源泉徴収票・健康保険資格喪失証明書等を発送する際、郵送先の住所は必ず必要となるからです。

もし、本人作成の退職書類に不備等があり、連絡を取りたい場合は、退職代行サービスに連絡します。忘れがちですが、会社からの貸与品や私物品などがあった場合も、同様に退職代行サービスに連絡し、返却方法などの手続きを確認します。

退職代行サービスは、伝達するサービスを提供しているので、退職に関し、会社側との交渉事には対応することは出来ませんので、退職者本人に確認してもらいます。

退職代行サービスへのスマートな良い対応方法とは

退職代行サービスは、退職希望者と人事担当者の方との橋渡し的な役割をサービスとして提供しています。
本来であれば、退職希望者本人と退職に関する手続きなどを行うところを、退職代行サービスが代行しています。
そのため、人事担当者の方が退職希望者本人に連絡しなければならない事なども、退職代行サービスに連絡をして対応してもらうことになりますが、スムーズに退職を進めるためにも退職代行サービスに協力してもらうように仕向けることがとても重要になります。

連絡が来た際は、今後の流れの確認や、退職に必要な書類の有無、郵送方法、私物や会社からの貸与物の返却方法や時期など、漏れの無いように確認してなるべく少ないやりとりで済むように話を進めるのがスマートな対応と言えるでしょう。

退職代行サービスは対応を間違えなければ人事担当者にとってもメリットがあります。
例えば、退職手続きの流れや、離職票などの退職後に必要とする書類についても退職希望者はよくわからないことが多いため、人事担当者から詳細に説明をしなければいけませんが、そのようなことも退職代行サービスが事前に確認する際に説明を済ませてくれるため、その手間が省けますし、退職代行サービスは退職のプロですので、退職希望者に直接伝えるよりも話がスムーズに進むことの方が多い点などが挙げられます。

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やってはいけない退職代行サービスへの対応

人事担当者の方の中には、退職代行サービスからの電話を着信拒否したり、退職代行サービスに対応しない、というケースもあります。
また酷い場合には嫌がらせや脅しをする人事担当者の方もいます。

退職希望者は会社側と連絡を取りたくないために退職代行サービスを利用している方がほとんどですので、会社からの連絡は着信拒否やブロックしている場合が多く、人事担当者は退職希望者との連絡手段が断たれている上に、退職代行サービスとも連絡を取れない状況になると退職に関する手続きが一切滞ってしまいます。
そのため、退職希望者は退職届を郵送で送りますが、その後に返却物や私物の確認なども何もできないため、困るのは退職代行サービスや退職希望者ではなく会社側であり人事担当者になります。

また、嫌がらせや脅しをするような対応をした場合、悪質な会社や退職させてくれない会社として、SNSや口コミサイトなどに書き込まれ、悪い評判がたってしまう可能性も否めません。そうなった場合は退職で揉めるだけではなく、会社全体として今後の採用活動に支障をきたしたり、場合によっては売上などにも影響するかもしれません。
そうならないためにも退職代行サービスからの連絡にはスマートな対応をするのが望ましいと言えます。

退職理由を確認し、会社の環境改善に繋げる

退職代行サービスを利用して、退職をする退職希望者には、退職代行サービスを利用しなければ、会社を辞められない理由がある場合もあります。
退職希望者が本当の退職理由を言えない場合があるからです。
ある一例では、退職代行サービスが退職理由をヒアリングしたところ、本来の退職理由は上司からのパワハラでした。
しかし、パワハラを理由に自ら退職を切り出すことで、よりパワハラが酷くなるのでないかと考え、即日退職できる退職代行サービスに依頼をしたというケースがありました。
会社側では、この退職者によって上司のパワハラが発覚。
人事部も把握しきれていないことだったので、逆に感謝されたというケースも実際にあります。

退職代行サービスから連絡があると、身構えてしまう人事担当者の方がいるようですが、退職代行サービスは事務的なことのみを伝達します。人事担当者の方の退職にかかる事務負担を軽減するよう、退職希望者と連絡を取っています。
退職代行サービスは会社の敵ではない。ということを理解して対応することがスマートな対応と言えるでしょう。

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人事が退職代行から電話を受けた時のスマートな対応まとめ

ここまで以下の流れで退職代行サービスから人事担当者の方へ連絡が来た際、どのような対応が望ましいかを項目別に説明してきました。
・退職代行サービスから連絡が来た時の一連の流れ
・退職代行サービスへのスマートな良い対応方法とは
・やってはいけない退職代行サービスへの対応
・退職理由を確認し、会社の環境改善に繋げる

今後、退職代行サービスの利用者は増える傾向にあります。
そのような中で、退職者との不要な軋轢を避け、会社や人事担当者にマイナスになるようなことにならないためにも、退職代行サービスへ上手に対応し、スムーズな退職を最優先することで、人事担当者の手間と時間を無駄にすることなく本業に専念することがお互いにとってメリットのあるスマートな対応と言えるのではないでしょうか。

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