【メールで退職!永久保存版】シーン別必殺テンプレ大公開!

【メールで退職!永久保存版】シーン別必殺テンプレ大公開!

退職の意思は、どのように伝えるのが良いのでしょうか?

本来であれば、直属の上司に直接口頭で伝えるのが、社会人としての常識と認識されています。
しかし、パワハラを始めその他のハラスメント行為にあっていた、または体調不良で療養中など、様々な理由で会社に出社することが難しい場合があります。

この記事では、メールで退職を伝えても良いのか、また、どの様な手順で退職メールを送付したら良いのかをテンプレートを用いながら、説明していきます。

【退職をメールで伝えても大丈夫?それってアリ?ナシ?】

【テンプレート必見!】メールの文面はどのように書けばいいの? (1)

 

まず、考えなくてはいけないのは、退職する旨をメールで上司に伝えても良いのか?という問題です。
答えは、YESです。
法律上、退職の伝え方についての決まりはないので、どの様な伝え方でも法律的には有効となります。

しかし、一般的には口頭で直接退職の意思を伝えるのが一番良い方法とされ、それがマナーである。と言う意識が強い傾向にあります。
そのため、メールやメッセージで伝えても受け入れらないケースがあるのも事実です。

ただし、メールの書き方や内容をしっかりとしたものにすることで、退職の申し出を受け入れてもらえる可能性を高くすることも可能ですので、この後はメールで伝えるための具体的な方法について記載していきたいと思います。

【メールの文面はどのように書けばいいの?】

《退職を伝えるためにまずは面談させてもらいたい場合》

退職を伝えるには、通常、上司との面談が必要となるケースがほとんどです。
また、他の社員には知られずに退職を申し出る事が必要な為、上司が忙しくなく、時間的に余裕のある頃を見計らって、直接「お話ししたいことがございますので、お時間頂けますでしょうか?」と言うのが好ましいです。
ですが、日々業務を進めている事もあり、上司が出張している等、お互いの予定が合わず、口頭で伝えるのが難しい場合もあります。その様な時は「面談の時間をもらうメール」を送付しましょう。

「面談の時間をもらうメールテンプレート」

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件名 面談のお願い

〇〇課長 (または〇〇部長)

お疲れ様です。 〇〇です。
お忙しい中大変申し訳ないのですが、折り入ってお話ししたい事がございます。
時間的には30分程ですが、お時間頂けますでしょうか?

私は〇日〇時以降でしたら、いつでも構いません。
出来れば、会議室などでお話しさせて頂ければと思っております。

何卒宜しくお願い申し上げます。
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《退職をしたいが、まずは職場の状況を確認する必要がある場合》

面談をしたくない場合やできないような状況の中で、いきなり退職を申し出ることが難しい場合には、以下の「自分の仕事状況の把握と確認をしてもらうためのメールテンプレート」のメールを送付します。
これは、今、自分が抱えている業務の進捗状況や、業務の引継ぎがどのくらい必要なのかに関して探りを入れ、即日退職する際に問題が起きないようにしておくために送るメールです。
即日退職した場合に退職をよりスムーズに行うための準備メールとして考えると良いでしょう。

「自分の仕事状況の把握と確認をしてもらうためのメールテンプレート」

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件名 業務進捗ならびに確認事項について

〇〇課長 (または〇〇部長)

お疲れ様です。〇〇です。
現在、私が受け持っている業務の進捗状況と、確認事項につきまして、添付のファイルにまとめてみましたので、お忙しいところ申し訳ございませんがご確認いただけますでしょうか。
もし不明点や不足があればご教授いただけますと幸いです。

何卒宜しくお願い申し上げます。
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このように自分が抱えている業務状況を書面化し、見える化すること事で、自分でも見落としていた業務や、引継ぎのより良いやり方などの再確認も出来きます。
また同時に即日退職後に起こりうる
・業務内容が本人にしか分からない。
・後任者への引継ぎがなされていない。
というトラブルを避けられます。

《メールで退職を申し出て、退職の許可をお伺いする場合》

 

【テンプレート必見!】メールで退職を申し出て、退職の許可をお伺いする場合 (1)
業務内容や引継ぎの確認事項についてメールを送信し、確認をしたら、「退職を申し出て、退職の許可をお伺いするメール」を送ります。
ここでは退職の意思をメールではっきりと伝えることになります。

「退職を申し出て、退職の許可をお伺いするメールテンプレート」

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件名 退職のお願い

〇〇課長(または〇〇部長)

お疲れ様です。 〇〇です。
私〇〇は、誠に勝手ながら〇月〇日を持ちまして、退職させて頂きたいと思っております。

〇〇課長(または〇〇部長)を始め、皆様には仕事だけでなく、その他様々なことを教えて頂き、とても勉強になり感謝しております。
今まで教えて頂いたことや、経験を踏まえ、〇〇の職種へチャレンジしたいと思い、退職を決意いたしました。

ご迷惑をおかけして大変申し訳ございませんが、退職の許可を頂きたく、お願い申し上げます。
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この段階では、退職において相手である上司が「退職理由」を納得出来るかどうか?が重要になってきます。
退職理由としては他にも、
・配偶者の転勤
・家族の介護
・家業を継ぐことになった
・起業する
・海外留学する
・年齢制限がある資格試験の受験勉強
なども、退職理由としては良いでしょう。

《メールで退職することと、退職の意思が固く今後出社することもできないことを伝えたい場合》

これまでの上記メールでは、送信後に上司との面談を求められることになるでしょう。
もしパワハラやセクハラなどのハラスメント行為を受けている場合や、病気などによって、肉体的にも精神的にもダメージが大きく、会社へ出社する事が困難な場合、以下の様に「メールで退職することと、退職の意思が固く今後出社することもできないことを伝えるメール」を送付して退職します。

「メールで退職することと、退職の意思が固く今後出社することもできないことを伝えるメールテンプレート」

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件名 退職のお願い

〇〇課長(または〇〇部長)

お疲れ様です。〇〇です。
突然の申し出で大変申し訳ございませんが、〇月〇日付にて退職させて頂きたく、メールを送らせて頂いております。

このところ体調不良が続き、病院にて診察を受けたところ、しばらくの間治療に専念すべき、との診断結果が出ました。
医師の診断を受け、私も、まずは自分の体調を治す事が先決であると決断いたしました。
体調不良が酷く、このようなメールでのご連絡となり、誠に申し訳ございません。
また、勝手を申し上げ、ご迷惑をおかけいたしますが、何卒、退職の受理をお願い申し上げます。

なお、本日以降出社も困難である点も何卒ご理解いただけますと幸いです。

何卒宜しくお願い申し上げます。
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【自分では言えなかったり、引き留められた場合には退職代行サービスがおすすめ】

【テンプレート必見!】退職をメールで伝えるのってアリ?ナシ? (1)

ここまで、退職を伝える為のメールテンプレートをいくつか紹介してきました。
しかしそれでも、
・自分では退職を言い出しにくい
・メールを送ったが返事がない
・とにかく一度出社せよの一点張り
など、会社とのコミュニケーションが上手く行かない場合、「わたしNEXT<女性の退職代行>」や「男の退職代行」などの退職代行サービスの利用を検討することをおすすめいたします。

退職代行サービスは、退職希望者に代わり、退職の意思を会社へ伝えてくれるサービスを行なっています。
会社に出社すること、もしくは自分から会社へ連絡を取る事が精神的、肉体的に無理である場合、退職代行サービスが会社側との橋渡しをしてくれますので、会社へ出社することも、自ら連絡を取る必要もありません。
退職代行サービスは、24時間、メールやラインで相談受付をしてくれているところも多くあります。
即日退職も可能ですので、退職に関して悩んでいるのであれば、一度退職代行サービスに相談してみるものよいでしょう。

【まとめ】

【テンプレート必見!】まとめ (1)
退職をメールで伝えるのは、アリかナシか、と言われれば、「アリ」になります。
本来であれば、口頭で上司に直接伝えるのが一番ですし、常識といわれています。
ですが、メールで退職を伝えなければならい状況もあるのも確かです。
この記事では、退職を会社へ伝えるメールテンプレートを4例挙げました。

・面談の時間をもらうメールテンプレート
・自分の仕事状況の把握と確認をしてもらうためのメールテンプレート
・退職を申し出て、退職の許可をお伺いするメールテンプレート
・メールで退職することと、退職の意思が固く今後出社することもできないことを伝えるメールテンプレート

このテンプレートが全てではありませんが、参考にし、活用することで退職がよりスムーズに進むことを願います。

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「わたしNEXT<女性の退職代行>」「男の退職代行<男性専門退職代行サービス>」では、自分では言いにくい「辞めさせてほしい」を自分で言わなくても代行して伝えてくれる「退職代行サービス」を提供しています。

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